Некоторые мысли по организации делопроизводства

Давно хотел обобщить самые важные, для меня и на мой взгляд, положения нашей новой инструкции по делопроизводству (утверждённой приказом ФССП России от 10.12.2010 № 682). Далее приведены выдержки из неё и иногда мои комментарии по тексту.
ВНИМАНИЕ! Комментарии не являются официальной позицией или официальными рекомендациями ФССП России по вопросу организации делопроизодства в ФССП России!

11.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Это означает, что документы не обязательно подшивать в дело по мере их поступления. Например, во время проверок делопроизводство требует, чтобы документы в рамках одного наряда (например, судебные жалобы) были разложены в порядке хронологического поступления. В тоже время, для работы удобнее, когда в рамках наряда по одной жалобы были: судебная жалоба, судебная повестка, отзыв на жалобу, все иные процессуальные документы по делу. В зависимости от объёма, данные наряды хранятся или в прозрачных файлах или в отдельных папках (тут уж всё от конкретных задач зависит и объёмов).
При исполнении требований о хронологическом хранении, работа с нарядами будет нефункциональна.

На мой взгляд, положения пункта можно распространить и на порядок хранения документов в исполнительном производстве. Например, при ведении больших производств (от тома и больше) будет удобно хранить документы, используя логическую последовательность хранения. То есть, отдельно хранить постановления о взыскании и результаты их исполнения, запросы и ответы на них, совместно хранить акты описи и ареста имущества, оценку и документы по реализации.

11.16. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
11.17. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Важно понимать, что Инструкция и внутренние документы службы не предусматривают организацию порядка хранения производств, находящихся на исполнении (за исключением алиментных производств).
В этой связи данный порядок может быть организован каждым приставом индивидуально, в зависимости от своих пожеланий и удобства.
На практике я встречал организацию хранения по номеру производства, алфавитную организацию, территориальный принцип (по улицам и посёлкам) хранения.
По своему опыту могу сказать, что мне более удобна организация по номеру. Это позволяло мне работать с большим объёмом исполнительных производств, при котором алфавитка или территориальный принцип, были бы неудобны. При меньших объёмах, возможно, мне был бы более предпочтителен иной вариант хранения.
Естественно, что удобство от того или иного выбора организации хранения будет только в случае самой организации, а не состоянии хранения производств а’ля «вольным сыпом».

12.5.1. При оформлении судебным приставом-исполнителем постановлений
и иных документов,   связанных с  осуществлением исполнительного производства, с использованием шаблонов образцов указанных документов, утвержденных распорядительным документом Службы, допускается применение:
шрифта «Times New Roman» размером: в основном тексте документов
не менее № 9, в примечаниях, ссылках, сносках – не менее № 8;
полей текста размером не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое, верхнее, нижнее; 
одинарного межстрочного интервала.

Для справки, в текстовом редактор выделите текст и нажмите правую кнопку мыши, видите позицию «Абзац»? Поиграйтесь со значениями поля «Интервал» и «междустрочный». Отлично, а теперь нажмите на «Шрифт» — «Интервал».
Запомните, комбинацией этих значений можно очень красиво вписать (ужать, растянуть) текст в необходимые параметры )

12.6.13.1. Делопроизводитель осуществляет систематизацию принятых
на хранение исполнительных производств и отдельно дел с исполнительными документами, по которым судебным приставом-исполнителем вынесено постановление об отказе в возбуждении исполнительного производства, а также книг учета в связки толщиной 10-15 см или в коробки, с учетом сроков
их окончания (в пределах месяца, года) и сроков хранения , а в пределах месяца окончания –
12.6.13.2. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета соответственно), которая помещается в пластиковом файле перед первым исполнительным производством (делом с исполнительным документом, книгой учета соответственно) в связке (коробке).
12.6.13.4. Связки (коробки) с исполнительными производствами (делами
с исполнительными документами, книгами учета соответственно) на стеллажах размещаются по срокам окончания (в пределах месяца) и по порядковым номерам без учета зонального принципа организации исполнительного производства (при сквозной нумерации исполнительных производств). Допускается также
при размещении указанных связок (коробок) в пределах года по месяцам окончания и зональным участкам. В этом случае при формировании связок (коробок) учитывается зональный принцип организации исполнительного производства.

Как я это понимаю. Оконченные производства подлежат передаче в архив, где им присваивается архивный номер и они укладываются на полку.
Инструкция предусматривает хронологический порядок хранения производств. Вместе с тем, в пределах одного месяца допускается хранить оконченные производства по зональному принципу. Лично я рекомендую именно такую систему хранения, поскольку она будет очень удобна при проверке статистики по оконченным производствам. От себя могу рекомендовать в обязательном порядке маркировать оконченные производства по основаниям окончания, при этом специально оговорить место данной маркировки (если бы вы знали сколько времени уходит при проверке на предварительную сортировку).

3.1.1. При подготовке документов Службы рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый
с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman
Cyr) размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13-15
через 1-1,5 межстрочных интервала.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Ключевое слово в данном пункте – «рекомендуется». Фактически это означает, что при необходимости шрифт может быть уменьшен для того, чтобы «вписать» текст на одну страницу или один лист.
Но, я бы не рекомендовал сильно злоупотреблять этим. Одно дело, когда постановление печатается 12 размером шрифта для того, чтобы впихнуть огромный текст постановочной части, и совсем другое, когда запрос об имуществе на один абзац нельзя прочесть без лупы.

3.1.3. Каждый напечатанный лист документа Службы, оформленный
как на бланке, так и на стандартных листах бумаги, должен иметь следующие размеры полей: левое – от 20 мм до 30 мм; правое – от 10 мм до 15 мм; верхнее –
не менее 20 мм; нижнее – не менее 20 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая
и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «стр.»
и знаков препинания.

Обратите внимание на размеры полей, которые могут варьироваться, иногда это бывает полезным для лучшего расположения текста на странице.

3.1.5.1. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается
на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом
от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
На бланках документов Службы Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте и помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

ВНИМАНИЕ! На бланках службы может быть только государственный герб России! Герб ФССП России может размещаться на них лишь в исключительных (редких как амурские тигры) случаях. Герб печатается в одноцветном варианте! Никаких цветных гербов на бланках быть не может!

3.1.5.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается
в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.1.5.10. Адресат
Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются
по левому краю.
Первая строка реквизита «Адресат» печатается на первом листе внутреннего документа от верхней границы текстового поля, на бланке Службы – на одном уровне с полным наименованием федерального органа исполнительной власти – «Федеральная служба судебных приставов».
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся
в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации
или:
Министерство юстиции Российской Федерации

Департамент организации и контроля

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Генеральному директору объединения «Ростекстиль»

И.И. Иванову

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается
в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации
от 05.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №17, ст. 1556).
Например:
Лаврову Л.Л.

Новоясеневский просп., д.12, кв.32,
Москва, 117574

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

3.1.5.13. Отметка о наличии приложений
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста
1-2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо
в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов

в приложении и количество экземпляров приложения, например:

Приложение:  на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении
они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

 Приложение:  1. 1. Справка о доработке … на 2 л. в 1 экз.
2. Заключение на проект … в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

 Приложение:  Памятка в 3 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса,
то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 Приложение:  на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

 Приложение:  Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

3.1.5.16. Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Например:
Заместитель директора                            Подпись                     Расшифровка подписи

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или
с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. директора                                    Подпись                             Расшифровка подписи
или:
Исполняющий обязанности
директора                                           Подпись                              Расшифровка подписи
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности,
но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования официального бланка Службы) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Заместитель директора
Федеральной службы судебных приставов –
заместитель главного судебного пристава
Российской Федерации 

Подпись 

Расшифровка подписи

3.1.5.18. Оттиск печати
Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
3.1.5.19. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа
в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле ФССП России  № ____ за _____ г.
Верно
Ведущий специалист                                 Подпись                       Расшифровка подписи
Дата              Оттиск печати

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки
из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

3.1.5.20. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.П. Петров
(495) 222 22 22

Отметка об исполнителе может дополняться указанием полного наименования его должности, личной подписью исполнителя и датой.
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа
и дополнительно включает: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию лица, размножившего документ, и дату печатания (размножения) документа, например:

П.П. Петров
(495) 222 22 22

Отп. 5 зкз.
Петров
11.01.2010

3.1.5.21. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются непосредственно
на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний
по исполнению документа.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора
к 05.12.2009
 
Подпись                      Дата

3) Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную
и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать
действующим законодательным, другим нормативным правовым актам,
компетенции Службы, состоять из лаконичных предложений – предписаний
с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть реальным, конкретным и тщательно отредактированным.
Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование
должности – Директор, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля  
и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одной строке с наименованием должности и с пробелом между инициалами
и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Директор                                                            Подпись                           А.О. Парфенчиков

Если Директор отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает заместитель Директора, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Службы.
При этом к должности Директора добавляется сокращение «И.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы
и фамилия заместителя Директора, подписавшего приказ (распоряжение), например:

И.о. директора                                                Подпись                                    С.В. Сазанов

 

3.3.3.7. Постановления
1) Постановлениями оформляются решения должностных лиц Службы
по вопросам исполнительного производства, а также по жалобам на постановления, действия (бездействие) судебных приставов-исполнителей и других должностных лиц Службы по исполнению исполнительного документа, поданным в порядке подчиненности, принимаемые должностными лицами Службы, определенными частью 1 статьи 14 и частями 1, 2, 3 статьи 123 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
2) Постановления печатаются на стандартных листах бумаги белого цвета формата А4.
Вторая и последующие страницы постановления нумеруются.
3) Постановление имеет следующие реквизиты:
Наименование документа – слово «ПОСТАНОВЛЕНИЕ» печатается заглавными буквами в разрядку (через 3 межбуквенных интервала – 3пт) полужирным шрифтом № 17 от границы верхнего поля и выравнивается по центру текстового поля.
Под наименованием документа без дополнительных интервалов полужирным шрифтом печатается полное наименование должности (в родительном падеже) лица, вынесшего постановление, с указанием полного наименования структурного подразделения Службы, в штате которого состоит указанное должностное лицо, например:
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
судебного пристава-исполнителя Отдела судебных приставов
по Петровскому району УФССП России по Саратовской области

Заголовок в постановлении отвечает на вопрос «о чем?», печатается
через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования документа полужирным шрифтом и отделяется от реквизитов «место», «дата» и «номер» сплошной чертой. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал
и выравнивается по центру текста, например:
О возбуждении исполнительного производства
или:
Об отказе в рассмотрении по существу жалобы, поданной
в порядке подчиненности

Место вынесения постановления (адрес территориального органа
Службы или подразделения судебных приставов – для постановлений, вынесенных их должностными лицами) печатается ниже сплошной черты без дополнительных межстрочных интервалов по центру текстового поля.
Дата постановления оформляется словесно-цифровым способом
(пп. 3.1.5.7 Инструкции) и печатается 2 межстрочными интервалами
ниже предыдущего реквизита от границы левого поля. Датой постановления является дата его вынесения.
Номер постановления печатается на одной строке с датой от границы правого поля арабскими цифрами и состоит из знака «№» и регистрационного номера. Порядок присвоения постановлениям регистрационных номеров определен
в главе VII Инструкции;
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей
и постановляющей.
В констатирующей части указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица Службы, рассмотревшего документы (жалобу, поданную
в порядке подчиненности, заявление взыскателя и др.), послужившие основанием
для вынесения постановления, какие документы рассмотрены, а также их основные реквизиты (дата и номер) и краткое содержание вопросов, изложенных в документах.
Далее после слова «УСТАНОВИЛ:», напечатанного заглавными буквами
по центру текстового поля, с новой строки кратко излагаются доводы, обстоятельства, результаты проверки, другие факты, обосновывающие принятие решения.
В конце констатирующей части со ссылкой на изложенное приводится указание на подпункты, пункты, части и статьи федеральных законов (нормативных актов), содержащих предписания, являющиеся основанием для принятия решения.
Например:
«На основании изложенного, руководствуясь пунктом 2 части первой
статьи 125 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»
ПОСТАНОВИЛ:»

Постановляющая часть подразделяется на пункты, в которых излагаются
суть принятого решения и сведения о порядке его обжалования.
Например:
«ПОСТАНОВИЛ:
1. Отказать в рассмотрении жалобы Скворцова В.В. на постановление
от 30.04.2008 № 127/445 «О наложении ареста на имущество должника …», вынесенное приставом-исполнителем Отдела судебных приставов по Петровскому району УФССП России по Саратовской области Афанасьевым А.Л.
2. О принятом решении уведомить заявителя.
Настоящее постановление может быть обжаловано (далее печатается наименование должности вышестоящего в порядке подчиненности по отношению
к вынесшему постановление должностного лица Службы) либо оспорено в суде (указывается наименование суда).»
Текст постановления печатается через один межстрочный интервал.
Тексты постановлений за подписью Директора и его заместителей подлежат обязательному редактированию;
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами,
оформляется в соответствии с пп. 3.1.5.16 Инструкции.

3.3.3.1. Состав документов ФССП России
В деятельности Службы создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, положения, правила, инструкции, постановления (коллегии ФССП России), протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

3.3.3.10. Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая)
1) Для реализации отношений субординации структурных подразделений (подразделений аппарата управления территориального органа, работников)
с руководством Службы (территориального органа Службы), координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний
документ – записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).
2) В записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация
по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.
3) Служебная записка
В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству Службы, либо руководителю структурного подразделения – головного исполнителя поручения.
Служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4
шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:
адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном в пп.3.1.5.10 Инструкции;
наименование структурного подразделения указывается
через 3-4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита
от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк);
наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ  ЗАПИСКА» печатается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата
ее подписания;
заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста,
строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через
2-3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита
и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки  заголовка – 28 печатных знаков;
текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин) составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.). Текст служебной записки составляется с соблюдением правил, предусмотренных в пп. 3.1.5.12 Инструкции,
и начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком;
подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным
пп. 3.1.5.16 Инструкции.
4) Объяснительная записка
В объяснительных записках государственные служащие в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.
Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги
формата А4 шрифтом размером № 14 либо рукописным способом, подписывается
ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу (руководителю структурного подразделения, территориального органа, Службы).
Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:
реквизит дата указывается от левой границы текстового поля
под реквизитом подпись без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;
заголовок к тексту может отсутствовать.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие указанные факты.
5) Докладная записка
В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами
и предложениями составителя в целях информирования руководства Службы (территориального органа Службы) о вопросах, требующих принятия управленческих решений.
Докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4
шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.
Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя. 
Докладными записками оформляются результаты проверок деятельности территориальных органов комиссиями центрального аппарата Службы (структурных подразделений территориального органа комиссиями аппарата управления территориального органа Службы), а также результаты служебных проверок в отношении должностных лиц Службы.
6) Аналитическая записка
В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер
по ее разрешению.
Также, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства Службы (территориального органа Службы)
о проблемах, требующих принятия управленческих решений.
Аналитическая записка оформляется на стандартных листах бумаги
формата А4 шрифтом размером № 14 и адресуется конкретному
должностному лицу.
Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.
Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:
в первой части дается характеристика проблемы;
во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее,  рассматриваются возможные варианты ее разрешения;
третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
7) При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы
и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов. Текст записки (служебного письма) в этом случае подлежат обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном
частью 10 пп. 3.3.3.2 Инструкции.
8) Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.15 и 3.1.5.20  Инструкции.

,
Trackback

no comment untill now

Sorry, comments closed.